入居案内の文章と話し方を整える
在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン
入居案内の伝え方を整える担当者向けの公式資料です。文章用・会話用のガイドの違いと、住居の説明に取り入れる手順を整理しました。
対象者と読みやすい言語を確認する
この案内の対象
外国人社員へ住居の案内を作り、入居時に説明する企業の人事・総務。本人へ配る多言語の生活ルール集ではなく、説明担当者が伝え方を学ぶ資料です。
入居案内の文章が長い、専門用語が多い、口頭で説明しても伝わったか分からないとき。
対応言語
- 日本語
担当者向けの日本語資料です。「やさしい日本語」という名称から、すべての本文が日本語初学者向けに書かれた教材とは判断しません。本人に説明する言語は、別に確認します。
住居のルールそのものを定める資料ではありません。契約条件や費用、自治体の案内を確認したうえで伝え方を整えます。本人の理解に合わせ、必要な翻訳・通訳も組み合わせます。
この公式案内で確認できること
文章と会話で、参照する資料を選べる
公式ページは、書き言葉に焦点を当てたガイドラインと、対面のやり取りに使う話し言葉のポイントを掲載しています。書き換え例や解説動画への案内もあり、文章を直す場面と現地で説明する場面に分けて選べます。
確認した原典 [1]文章を整理し、伝わるか確認する流れがある
書き言葉のガイドは、日本人にも分かりやすい文章にする、言葉や表記を外国人にも分かりやすくする、伝わるか確認するという3段階を示しています。情報を整理し、図や写真を使う工夫と、作成した文案を確認してもらう工程も載っています。
確認した原典 [2]話し方だけでなく、聴く姿勢や切替えも扱う
話し言葉のポイントは、相手の話を聴く、反応を見て話し方を調整する、短く話す、写真や実物を使うなど6つの観点を整理しています。やさしい日本語ですべてを伝えられるとは限らず、意思疎通が難しい場合の通訳・機械翻訳への切替えも説明しています。
確認した原典 [3]担当者はこの順で準備・共有する
以下は当サイト編集部が整理した使い方です。会社や物件の実際の手続きに合わせて、担当と日程を決めてください。
住居の事実と、伝える内容を分けて整理する
説明する契約条件、費用、管理会社の連絡先、地域の収集日などを先に確認します。そのうえで、本人に何をしてほしいのか、いつ・どこで行うのかを整理します。金額や期限、禁止事項の条件を、短くするために落とさないようにします。
文章と対面の説明をそれぞれ準備する
配布する案内には書き言葉のガイドを使い、長い文・専門用語・曖昧な日時を見直します。現地での説明には話し言葉のポイントを使い、設備の写真や現物を準備します。翻訳や通訳が必要な内容と担当も決めておきます。
本人と確かめ、分からなかった点を直す
案内を一緒に読み、実際に設備を見ながら、本人がどこを理解できたか確かめます。うなずきだけで完了とせず、質問や言い換えで伝わった内容を確認します。伝わらない部分は説明方法を切り替え、修正した案内と確認日を記録します。
確認した内容を、本人への案内へ
伝え方を整えても、元の条件は変えない
このガイドは住居の契約や法律の要件を決める資料ではありません。収録された手続きの例は、説明方法を学ぶ例として使い、現在の手続要件は別の公式案内で確かめます。本人の日本語の理解に合わせて、翻訳・通訳や写真・現物も組み合わせ、権利や費用に関する大切な条件を省かずに伝えてください。
伝え方を整える前に、入居説明の内容を揃える入居説明を整える確認表
以下は会社が説明を準備するための表です。公式ガイドの例文をそのまま配るのではなく、今回の住居の事実と本人に伝わる方法を揃えます。
| 確認する項目 | 残しておく情報 | 確認先 |
|---|---|---|
| 伝える事実と必要な行動 | 契約・費用・期限・場所などの根拠、本人が行うこと、説明に残す条件 | 管理会社・所在地の自治体・社内担当 |
| 文章と言葉の整理 | 使用した資料、直した文、専門用語の説明、日時の表記、修正前後の確認者 | 説明担当・必要に応じて日本語教師や確認を依頼する人 |
| 写真・現物と説明言語 | 実際の設備や場所の写真、現地で見るもの、本人の言語、通訳等の準備 | 本人・管理会社・必要に応じて通訳担当 |
| 理解の確認と再説明 | 説明日、本人の質問、確認できた内容、未確認事項、再説明の担当と方法 | 本人・説明担当・必要に応じて専門の確認先 |
契約条件や本人の情報を含む記録は、会社が指定する保管先と共有範囲で扱ってください。
目的が違うときは、こちらの公式案内も確認する
公式の出典と確認範囲
案内の内容・対応言語は発行元の掲載ページと原典で確認しています。担当者の手順と確認表は、当サイト編集部の整理です。
- 出入国在留管理庁｜在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン（別タブ）
書き言葉のガイドライン、話し言葉のポイント、別冊・解説動画への案内と、URL・QRコード修正のお知らせを確認。
- 出入国在留管理庁・文化庁｜書き言葉のガイドライン（PDF）（別タブ）
18ページのPDF。表紙の2020年8月、冊子6〜10ページの3段階・情報整理・写真や図・言葉と表記・文案の確認を中心に原典を確認。収録された制度例の最新性を保証するものではありません。
- 出入国在留管理庁｜話し言葉のポイント（PDF）（別タブ）
2022年10月版・14ページ。冊子7〜9ページの限界、6つの観点、本人の反応に応じた調整、通訳等への切替え、写真・実物の利用を確認。
- 出入国在留管理庁・文化庁｜別冊 やさしい日本語書き換え例（PDF）（別タブ）
公式ページから別冊への導線、2020年8月の表紙、表形式の用語の書き換え例を確認。「大家」などの説明例もあります。住居案内の完成見本や、現在の手続要件としては扱いません。
公式情報確認： ／ このページの更新：
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